15 λάθη που κάνουν οι άνθρωποι στην διαχείριση του χρόνου

27 Οκτωβρίου, 2023
xAkaΔimia

Ο Benjamin Franklin είπε, «Αγαπάτε τη ζωή; Τότε μην σπαταλάτε το χρόνο. Αυτή είναι και η ουσία από την οποία  είναι φτιαγμένη η ζωή.» Πολλοί από εμάς αγωνίζονται να διαχειριστούν τον χρόνο τους και όταν αποτυγχάνουν, καταλήγουν στο συμπέρασμα ότι δεν είναι ικανοί να ανταπεξέλθουν σε αυτή την πρόκληση ή ότι έχουν ελαττώματα.

Έχοντας πάντα υπόψη τη σημασία και την σπουδαιότητα του χρόνου, ας ρίξουμε μια ματιά σε μερικά κοινά λάθη που κάνουμε συχνά και σε μερικές λύσεις για να μας βοηθήσουν να διαχειριστούμε το χρόνο μας καλύτερα και πιο αποτελεσματικά. Εν τέλει ουσιαστικά για να απολαμβάνουμε τη ζωή που είναι μοναδική και ο χρόνος της πολύτιμος.

1. Αντιλαμβανόμενοι τον χρόνο ως φευγαλέο και άυλο. Ο τρόπος με τον οποίο αντιλαμβανόμαστε το χρόνο είναι το μεγαλύτερο εμπόδιο μας. Συχνά, αντιλαμβανόμαστε το χρόνο σαν κάτι άυλο και φευγαλέο, αντί μίας μετρήσιμης υπόστασης, η οποίο μπορεί να αναλυθεί σε μετρήσιμους όρους. Αν μπορούσαμε λοιπόν να αντιληφθούμε τον χρόνο σαν μετρήσιμο αντικείμενο, θα μπορούσαμε κατά συνέπεια να υλοποιήσουμε συγκεκριμένες εργασίες σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα του και να αποτιμήσουμε την αξία και την  επένδυση του αντίστοιχα.

2. Έλλειψη ενός εναλλακτικού σχεδίου. Θα πρέπει να υπάρχει ένα συγκεκριμένο χρονικά προσδιορισμένο σχέδιο για κάθε εργασία που σας ανατίθεται. Θα σας βοηθήσει να πετύχετε τον στόχο σας με ακρίβεια και επιπλέον, ένας κατάλληλος σχεδιασμός θα σας εξασφαλίσει την τήρηση των προθεσμιών σας με συνέπεια. Τα πράγματα μάλλον δεν θα πάνε πάντα σύμφωνα με το σχέδιο, αλλά είναι σίγουρα προτιμότερο να  υπάρχει κάποιο σχέδιο από το να μην υπάρχει καθόλου σχέδιο.

3. Η μη καταγραφή δράσεων, όπως και όταν απαιτείται. Κάθε επίτευγμα γεννιέται από μια μικρή ιδέα που παίρνει πολύ χρόνο για να αναπτυχθεί. Έτσι, αντί να χαθεί η ιδέα, είναι προτιμότερο να καταγραφεί και να υλοποιηθεί. Επίσης έτσι εξασφαλίζετε ότι επικεντρώνεστε στην κύρια ιδέα σας και δεν θα αποσυντονιστείτε από τα ασήμαντα. Με αυτό τον τρόπο, μπορούμε να αντιμετωπίσουμε σημαντικές και επείγουσες εργασίες αντί να εστιάζουμε σε εργασίες χαμηλής προτεραιότητας.

4. Χρησιμοποιώντας πολλαπλά ημερολόγια και τα συστήματα υπενθύμισης. Η χρήση πολλαπλών ημερολογίων και συστημάτων υπενθύμισης μπορεί τελικά να αποβεί μία ιδιαίτερα αντιπαραγωγική διαδικασία, δεδομένου ότι μπορεί να σας προκαλέσει σύγχυση και να σας διαταράξει την εστίαση σας.

5. Εργαζόμενοι σε ένα χαοτικό περιβάλλον που αποσπά την προσοχή σας. Είναι αλήθεια ότι μερικές φορές δεν έχουμε πάντα τον απόλυτο έλεγχο σε αυτά τα στοιχεία, εντούτοις θα πρέπει να προσπαθούμε να ελαχιστοποιούμε τις επιπτώσεις τους, όσο το δυνατόν γρηγορότερα. Ένα περιβάλλον που διασπά την προσοχή σας, μπορεί να έχει καταστροφικές συνέπειες για το έργο σας, ειδικά όταν εργάζεστε στα πλαίσια ενός αυστηρού χρονοδιαγράμματος.

6. Η συμμετοχή σε πολλά έργα ταυτόχρονα (Multi-tasking). Το Multi-tasking είναι αναπόφευκτο σε κάθε χώρο εργασίας σήμερα και λειτουργεί επί τω πλείστων καλά για σχετικά εύκολες εργασίες. Ωστόσο, μπορεί να σας επιβραδύνει όταν μια δεδομένη εργασία απαιτεί σύνθετη σκέψη. Με το multi-tasking, θα πρέπει να αλλάζετε συνεχώς ταχύτητες. Αυτό θα μπορούσε να οδηγήσει σε ένα σωρό μισό-τελειωμένων εργασιών, αν δεν είστε πολύ συγκεντρωμένοι και πειθαρχημένοι.

7. Αποφυγή ανάθεσης εργασιών. Μπορεί να είστε σε θέση να χειριστείτε πολλές εργασίες, αλλά σίγουρα δεν μπορείτε να τα κάνετε όλα. Τουλάχιστον όχι, αν θέλετε να αποφύγετε την επαγγελματική εξουθένωση, η οποία έχει επίπτωση στην αποτελεσματικότητα και στην παραγωγικότητά σας. Αναθέτοντας ό, τι μπορείτε, μπορείτε να απελευθερώσετε πολύ χρόνο για άλλες πιο σημαντικές εργασίες.

8. Βρικόλακες χρόνου. Απομονώστε όλα αυτά τα ενοχλητικά στοιχεία, όπως τηλεφωνικές κλήσεις, e-mails, μηνύματα, κ.λπ. Όλα αυτά καταβροχθίζουν την μερίδα του λέοντος του παραγωγικού σας χρόνου, μην επιτρέποντας σας να χρησιμοποιήσετε τον χρόνο κατά τον βέλτιστο τρόπο.

9. Η συνήθεια να λέμε «ναι». Με την πάροδο του χρόνου και ένα συνεχώς αυξανόμενο φορτίο, θα μπορούσε εύκολα να παρεκκλίνετε από σημαντικά θέματα και να οδηγηθείτε σε ασήμαντα αν δεν μάθετε να λέτε «όχι». Ο Μαχάτμα Γκάντι δικαίως λέει ότι ένα “Όχι” είναι προτιμότερο και μεγαλύτερης αξίας όταν προφέρεται λόγω βαθύτατης πεποίθησης από ένα “Ναι”  που προφέρεται μόνο για την ικανοποίηση του άλλου ή το χειρότερο όταν προφέρεται μόνο για να αποφευχθεί ένα πρόβλημα.

10. Αντικατάσταση «συστήματος διαχείρισης χρόνου» άλλων. Δεν μπορείτε τυφλά να αναπαράγετε στρατηγικές διαχείρισης του χρόνου άλλων και να περιμένετε να λειτουργήσουν για σας. Θα ήταν καλύτερα να τις επεξεργαστείτε και να τις προσαρμόσετε ώστε να ταιριάζουν στο δικό σας τρόπο εργασίας.

11. Η μη δέσμευση χρόνου για χαλάρωση και ξεκούραση.  Μπορεί να έχετε δει τη διαφήμιση με το κουνελάκι της Duracell Energizer Μπάνι που δείχνει την μεγάλη διάρκεια μιας ανώτερης μπαταρίας. Αλλά δεδομένου ότι οι άνθρωποι δεν είναι κουνελάκια, χρειαζόμαστε εύλογη και επαρκή ανάπαυση. Όταν είμαστε κουρασμένοι, δεν είμαστε σε θέση να εκτελέσουμε μια εργασία στη βέλτιστη ταχύτητα και καταλήγουμε τελικά να χρειαζόμαστε πολύ περισσότερο χρόνο από ό, τι συνήθως.

12. Έχοντας ανισορροπία σε βασικούς τομείς. Όπως όλοι γνωρίζουμε, οι ζωές μας αποτελούνται από διάφορους ζωτικής σημασίας τομείς που περιλαμβάνουν: Υγείας, οικογένειας, χρηματοοικονομικά, πνευματικό, κοινωνικό, επαγγελματικό και πνευματικό. Δεν είναι δυνατό να αφιερώνουμε καθημερινά σε κάθε τομέα τον ίδιο χρόνο. Εντούτοις, θα πρέπει να έχουμε κάποιο μέτρο για να μην παραμεληθεί κάποιος από αυτούς, γιατί διαφορετικά θα προκληθεί μια ανισορροπία η οποία θα εμποδίσει την επιτυχία μας.

13. Το να είναι κανείς απασχολημένος χωρίς να είναι αποτελεσματικός. Τόσο η έξυπνη εργασία όσο και η σκληρή δουλειά είναι σημαντικές. Συχνά όμως χάνουμε πολύ από τον πολύτιμο χρόνο μας μόνο για την επίτευξη βραχυπρόθεσμων στόχων και όχι για την υλοποίηση μακροπρόθεσμων στόχων. Θα μπορούσαμε να το κάνουμε αυτό με τις καλύτερες προθέσεις, λέγοντας στους εαυτούς μας ότι θα έχουμε και τα σημαντικά θέματα υπόψη για αργότερα. Αλλά τα λάθη μας στο να κάνουμε ρεαλιστικές εκτιμήσεις του χρόνου μπορεί να έχει ως αποτέλεσμα το σχέδιο να αποτύχει.

14. Κατάχρηση εισροών της εργασίας σας. Για κάθε εργοστάσιο (παραγωγής, μεταποίησης) υπάρχει μια γραμμή συναρμολόγησης μέσω των οποίων ρέει η όλη διαδικασία της εργασίας. Το ίδιο φαινόμενο ισχύει για πολλούς ανθρώπους. Κακή διαχείριση της ροής εργασίας οδηγεί σε άστοχες πληροφορίες και αυτό τελικά οδηγεί σε σπατάλη του πολύτιμου χρόνου σας.

15. Ο μη καθορισμός χρόνου για την υλοποίηση προσωπικών στόχων. Χωρίς να αντιλαμβάνεστε την κατεύθυνση στην οποία κινείστε, θα ακολουθείτε πάντα μια τεθλασμένη πορεία. Στην πορεία σας αυτή, θα ασχοληθείτε με κάθε κομμάτι της εργασίας σας που πέφτει στην αντίληψή σας, χωρίς όμως να εξετάσετε αν αυτό θα σας οδηγήσει στον στόχο σας.

Νομίζω ότι αυτό το απόσπασμα από τον Michael LeBoeuf συνοψίζει εύστοχα το αποτέλεσμα της παραμέλησης στην διαχείριση του χρόνου: “Σπαταλώντας τα χρήματα σας, θα μείνετε απλά μόνο χωρίς χρήματα, αλλά σπαταλώντας το χρόνο σας θα έχετε χάσει ένα μέρος της ζωής σας.”